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Recordatorios de pagos: maximiza la gestión de tus cobranzas con WhatsApp

Equipo GUS · 21 junio, 2022 · 4 minutos de lectura
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El procedimiento habitual cuando se completa el trabajo para un cliente es preparar sin falta la factura y hacérsela llegar. Pero esa premura no siempre se encuentra al otro lado de la relación y por eso puede ser necesario plantearse enviar recordatorios de pagos.

Si bien esta tarea no es nueva para el departamento de contabilidad de la empresa, lo que sí ha cambiado es la forma de poner esta información en conocimiento del cliente. Hasta hace no demasiado, la llamada telefónica, el correo postal, el SMS o el email eran los medios elegidos.

Nueva llamada a la acción

Hoy, gracias a la atención al cliente WhatsApp, este tipo de gestiones son bien recibidas por este canal, que aumenta su probabilidad de alcanzar objetivos.

Beneficios de implementar una estrategia de recordatorios de pagos

La principal ventaja de los recordatorios de pagos automatizado, como el enviado vía WhatsApp, es que se trata de la mejor manera de fomentar pagos de facturas más rápido, sin dañar las relaciones con los clientes.

Además, al implementar un sistema de recordatorios por este canal, el proceso de seguimiento de facturas puede experimentar una serie de beneficios, tales como:

Minimizar deudores

Este medio hace posible llegar a los clientes con facilidad, ya que el recordatorio de pagos les llega a su teléfono a través de una aplicación de su agrado, con la que están familiarizados y en la que pasan muchos minutos cada día.

Optimizar tiempos de los empleados

El ahorro de tiempo es significativo. Eso impulsa la satisfacción de los empleados del departamento, facilitándoles la labor y dejándoles más horas disponibles para concentrarse en asuntos de mayor urgencia o relevancia. Teniendo en cuenta que todos los mensajes de recordatorio de pagos se pueden automatizar con plantillas para enviar de manera automatizada vía WhatsApp, la eficiencia de esta función se eleva aún más.

Incrementar ingresos

Los WhatsApp no pasan desapercibidos y, además, gracias a su entrega inmediata (se suelen leer en los minutos posteriores a su recepción). Por estas razones, brindan una línea de comunicación más directa que contribuye a aumentar el éxito de la iniciativa.

Mejorar la experiencia de cliente

Quizás, en vez de un recordatorio de pagos, la estrategia de la empresa puede adoptar un enfoque más informativo y centrarse en la prevención del impago. Programar el envío de mensajes vía WhatsApp una semana antes del vencimiento y recordar este plazo el mismo día suele ser efectivo, elimina la fricción y eleva la satisfacción del cliente.

Consejos para crear un recordatorio eficaz y friendly

La mejor práctica es ser cortés, profesional, firme y consistente en las comunicaciones de recordatorio de pagos. Algunos de los errores a evitar en esta situación son:

  • No enviar recordatorio de pagos o enviar solamente uno por un canal poco adecuado.
  • Olvidar adjuntar una copia de la factura pendiente de pago.
  • Emplear un tono incorrecto y poco profesional y/o introducir sanciones por retraso en el pago que no estaban acordadas de antemano.
  • Confiar en que el cliente recibió un email con la información, cuando es posible que acabar en la carpeta de Spam.
  • Enviar demasiados recordatorios, y hacerlo a destiempo.
  • Utilizar el SMS, cuando aplicaciones como WhatsApp están asociadas a una mayor efectividad.
  • No automatizar y provocar la pérdida de tiempo de muchos empleados que trabajan en esta función, corriendo, al mismo tiempo, el riesgo de que se produzcan errores humanos.

Cualquiera de estos fallos en el recordatorio de pagos puede derivar en mayores dificultades para alcanzar el objetivo de ver satisfecha la deuda, además de afectar a la imagen de la empresa.

Mejores prácticas para los recordatorios de pagos

  • Asegurarse de que la persona que recibe el recordatorio tiene una deuda pendiente.
  • Adjuntar una factura donde se indiquen todos los detalles de la factura que deberá abonar.
  • Programar el envío de un recordatorio de pagos una semana antes del vencimiento y el mismo día.
  • Volver a enviar un recordatorio a la semana, dos semanas y al mes, si es necesario, de que pase la fecha máxima indicada para proceder al pago.
  • Agradecer instantáneamente a los clientes por los pagos a través de un mensaje de WhatsApp enviado automáticamente.

Una de las mejores prácticas para los recordatorios de pagos es integrar chatbots en la estrategia, para ampliar a 24/7 el horario de atención a los clientes y garantizar el toque personal y el tono correcto en todas las comunicaciones.

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