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Plan de comunicación de una empresa: chatbots sí

Equipo GUS · 21 marzo, 2022 · 6 minutos de lectura
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La comunicación adecuada con los empleados es un requisito previo absoluto para el éxito del trabajo híbrido. La mayoría de organizaciones entienden que el plan de comunicación de una empresa en el lugar de trabajo es algo prioritario.

Según recientes estudios, “la expectativa principal de los trabajadores es que sus empleadores se comuniquen de manera efectiva, pero solo el 42% opina que su empresa hace un buen trabajo de comunicación en general”.

La falta de tecnología adecuada suele ser el mayor obstáculo para mejorar la comunicación remota en el lugar de trabajo. Hacen falta soluciones que permitan hacer que la información sea más relevante y de fácil acceso para todos los empleados. Es lo que se consigue con los chatbots, por ejemplo.

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Estos asistentes son capaces de trasladar los comentarios de la plantilla, algo crucial para comprender el impacto del trabajo híbrido en el bienestar, la motivación, el compromiso, la colaboración y la productividad de los empleados. Pueden hacerlo de manera instantánea. Ya no hay necesidad de esperar a lanzar una encuesta y que sea respondida.Este tipo de tecnología, aporta la agilidad necesaria para adaptarse a cualquier circunstancia, incluso las más disruptivas. Los chatbots son de gran utilidad a la hora de comunicar nuevas reglas, procedimientos y mejores prácticas de trabajo.

La forma de trabajar ha cambiado: teletrabajo

Ya al inicio de la pandemia, una encuesta revelaba que el 82 % de los líderes de las empresas planeaban permitir que los empleados trabajasen de forma remota parte del tiempo. Y esa decisión cambió por completo la dinámica de las organizaciones. Hoy, está claro que el futuro del trabajo será un modelo híbrido: una combinación de actividad en la oficina, al estilo tradicional, y trabajo remoto.

En tal escenario, brindar una experiencia de empleado excepcional se convierte en un diferenciador crucial para las organizaciones que buscan adquirir y retener el mejor talento. Resulta esencial para lograr una mayor satisfacción del cliente interno y mejores resultados finales.

En el camino hacia la consecución de este objetivo, los chatbots son un potente aliado. Su tecnología ayuda a simplificar el trabajo diario de los empleados remotos de muchas formas diferentes.

plan de comunicacion de una empresa

Innovación: imprescindible en el plan de comunicación de una empresa

Para que una empresa logre crecer, necesita comunicarse con sus empleados regularmente. Las comunicaciones deben ser atractivas y hacer que todo el equipo se sienta valorado y escuchado.

El plan de comunicación de una empresa, si está bien definido mantiene a los empleados informados sobre iniciativas y eventos actuales, así como acerca de los planes futuros. También muestra a cada miembro de la organización cómo encajan en los proyectos en marcha y facilitan demostrar la importancia de su contribución.

Un plan de comunicación interna efectivo divulga información e incluye elementos clave como:

  • Objetivos, misión y valores de la organización
  • Mensajes comerciales clave
  • Canales de comunicación
  •  Responsabilidades y procesos del personal

Una de las herramientas más utilizadas para la comunicación interna es la intranet. Esta plataforma, construida para ser una única fuente de información, resulta un canal de comunicación adecuado para llegar a todos los miembros de la organización en múltiples ubicaciones. Aunque tiene algunas limitaciones.

La integración con otras herramientas de comunicación como, Slack, Trello o Google Workspace puede ser una de ellas. La imposibilidad de ofrecer feedback o respuestas inmediatas a las consultas, es otra, más relevante.

Hoy día, las empresas que quieren ser ágiles y brindar la mejor experiencia a sus empleados deben buscar la inmediatez. No es suficiente con tener capacidad para diseñar encuestas, crear boletines interactivos y recoger comentarios.

Hace falta garantizar la más alta calidad en las interacciones y los chatbots son la herramienta que permite abordar de manera más efectiva la comunicación interna.

Cómo puede un chatbot ayudar a la comunicación interna de mi empresa

Hay muchas formas en que los chatbots facilitan la vida de los trabajadores remotos. Todas ellas demuestran que deben ser uno de los componentes del plan de comunicación de una empresa. Entre todas sus aportaciones, cabe destacar:

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  1. Simplificar y automatizar las tareas repetitivas para mejorar la productividad. Al aprovechar tecnologías como la automatización robótica de procesos, los empleados quedan liberados de tareas que consumen mucho tiempo y pueden centrarse en las que mayor valor generan.
  2. Responder las consultas de los empleados al instante, sin importar desde dónde trabajen. Un chatbot habilitado para IA analiza la intención del usuario y puede responder consultas simples y complejas por igual, las 24 horas del día, los 7 días de la semana y con un coste mínimo para la organización. El chatbot puede proporcionar respuestas personalizadas a preguntas como “¿Cuántos días de vacaciones tengo disponibles?” o “¿Cómo restablecer la contraseña del sistema?” y también puede guiar al usuario paso a paso hasta el resultado final para problemas como “¿Cómo puedo establecer una conexión VPN?”. Si es necesario, el chatbot puede trasladar automáticamente la solicitud a un agente de soporte humano.
  3. Enviar alertas personalizadas para aumentar la participación remota de los empleados. Esto evita los problemas derivados de la falta de interacción social y los problemas de colaboración que pueden generarse con el trabajo remoto. El papel de estos asistentes resulta clave para aliviar el estrés relacionado con el trabajo.

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Ventajas de los chatbots para la comunicación interna

Ahorro, eficiencia y satisfacción son tres puntos fuertes del plan de comunicación de una empresa que incluye a los chatbots. Contar con este tipo de asistentes facilita la labor de los profesionales del área de recursos humanos, al ocuparse de dar respuesta a consultas sobre salario, vacaciones, obligaciones fiscales y contratos; a la vez que elevan la calidad del proceso de reclutamiento y onboarding, al permitir ofrecer un mejor servicio.

Los chatbots facilitan el día a día de los empleados, resolviendo dudas, habilitando su acceso a la información y evitándoles las tareas rutinarias más tediosas.

Por último, conviene tener en cuenta que, mientras estos asistentes ofrecen un servicio personalizado a todos los empleados de la empresa, recogen datos contextualizados que aportan inteligencia para optimizar la toma de decisiones acerca de procesos y operaciones.

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