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Diseñar flujos de trabajo para crear una empresa automatizada

Equipo GUS · 28 julio, 2022 · 4 minutos de lectura
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La inmediatez es un atributo que se da por hecho en la mayoría de industrias. La demanda quiere ver sus deseos convertidos en realidad sin demoras y eso no deja lugar a otro planteamiento que no sea el de la empresa automatizada.

A medida que los clientes se acostumbran más a los servicios ágiles y esperan la perfección en cada punto, el negocio tiene que encontrar la forma de ofrecer la mejor calidad en todo lo que hace. La automatización de los flujos de trabajo se convierte en esencial.

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¿Qué es la automatización de los flujos de trabajo?

Automatizar los flujos de trabajo es una iniciativa en constante evolución. Esta da inicio en la etapa de diseño y continúa por la ejecución y automatización de procesos basados ​​en reglas de donde las tareas humanas, los datos o los archivos se enrutan entre personas o sistemas en función de los estándares predefinidos.

Un proyecto de este tipo busca ahorrar tiempo y reducir los errores, pero para poder realizarse necesita el apoyo de un software y partir de un equipo de expertos que sepa hacerse las preguntas adecuadas.

6 ejemplos de flujo de trabajo en una empresa automatizada

Una empresa automatizada puede contar con distintos flujos de trabajo en marcha, muchos de los cuales interactuarán entre sí, pudiendo llegar a sincronizarse. Algunos de los que pueden beneficiarse de la optimización son:

  • IT. De la configuración de cuentas a las solicitudes de acceso, pasando por las autorizaciones de entrada y la resolución de incidentes de seguridad.
  • Finanzas. Aprobaciones de gastos, gestión de subvenciones, modificaciones en los acuerdos o procesos de facturación son algunos de los más comunes.
  • Marketing. Campañas de emailing, campañas en redes, gestión de influencers o monitorización del rendimiento de la inversión en publicidad.
  • Ventas. Aprobación de descuentos, cotizaciones, ofertas especiales y atención al cliente / servicio posventa.
  • Recursos humanos. Gestión de nuevas contrataciones, cambios en las nóminas, modificaciones de horarios y cambios de turno, bajas de empleados o solicitudes de vacaciones son solo algunos ejemplos.
  • Operaciones. Solicitudes de nuevo producto, gestión de reclamaciones, gestión de devoluciones o acuerdos comerciales.

¿Qué se mejora?

Al automatizar los flujos de trabajo, especialmente aquellos procesos que los empleados gestionan principalmente de forma manual, se pueden lograr mejoras significativas en términos de productividad, eficiencia, precisión y satisfacción laboral.

De esta manera, la empresa automatizada hace un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles, reduciendo también el uso del tiempo, y lo que es más importante, las posibilidades de que se produzcan errores humanos. Como resultado, mejora la eficiencia general, la confianza y la responsabilidad de una empresa.

Beneficios de la implementación de los flujos de trabajo automatizados

Los principales beneficios de tomar la decisión de avanzar hacia un modelo de empresa automatizada son:

  1. Mejorar la eficiencia. La automatización simplifica los flujos de trabajo de las distintas tareas, reduciendo los puntos de contacto humano. Los procesos y su progreso se pueden monitorizar en tiempo real, lo que ayuda a minimizar errores.
  2. Aumentar la productividad. Una vez que los flujos de trabajo están automatizados, los equipos no tienen que perder el tiempo realizando tareas repetitivas o esperando las aprobaciones. Esta mejor gestión del tiempo conduce a un alto rendimiento y una productividad mejorada.
  3. Elevar la precisión. Al reducirse al máximo la participación humana, la posibilidad de error queda minimizada.  Ello aumenta la precisión de las operaciones.
  4. Capacidad de respuesta. Con la automatización del flujo de trabajo, las respuestas también se automatizan, mejorando el tiempo de reacción en caso de seguimientos o actualizaciones de estado. Esto mejora la comunicación y la colaboración entre diferentes equipos en toda la organización.
  5. Rendición de cuentas mejorada. La automatización del flujo de trabajo define varias tareas y asigna los pasos a seguir por cada miembro del equipo. Esto mejora la responsabilidad entre los empleados con respecto a su papel en un proceso específico.
  6. Satisfacción laboral. La automatización de procesos permite a los profesionales de las distintas áreas concentrarse más en tareas creativas que pueden mejorar su conjunto de habilidades. También crea una cultura de trabajo más saludable, donde colaboración y responsabilidad se ven impulsadas.

Además de disminuir el coste general para la empresa, la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a los empleados a evitar desperdiciar su energía en tareas diarias simples, como enviar correos electrónicos y hacer un seguimiento de los clientes potenciales, lo que los libera para ejecutar tareas más productivas e importantes. ¿Listo para avanzar hacia la empresa automatizada?

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