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Comunicación interna: WhatsApp, la herramienta para automatizarla

Equipo GUS · 9 mayo, 2022 · 7 minutos de lectura
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Hoy en día existe una herramienta cotidiana que se está convirtiendo en clave a la hora de automatizar la comunicación interna: WhatsApp.

Y es que, de la mano de los bots, esta plataforma de mensajería instantánea facilita la comunicación entre los empleados de las compañías. El resultado son empresas más competitivas, con un mejor ambiente laboral y con empleados más motivados y comprometidos.
Si te estás preguntando cómo el uso de WhatsApp consigue estos resultados para la comunicación interna, sigue leyendo.

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Ventajas de utilizar WhatsApp para automatizar la comunicación interna

Comunicación interna con Whatsapp

A pesar de que las plataformas de mensajería instantánea se suelen considerar una distracción en el trabajo, lo cierto es que los datos demuestran que el uso de WhatsApp como herramienta de comunicación interna de las empresas presenta interesantes ventajas:

  • Dado que hasta el 32 % de los usuarios consulta la aplicación cada cuarto de hora, la información enviada se ve de forma casi instantánea.
  • Gracias a ello, el uso del correo desciende un 48 % mientras que aumenta la tasa de apertura y la interacción con el contenido.
  • El número de reuniones innecesarias disminuye hasta un 25 %.
  • Como WhatsApp tiene más de 800 millones de usuarios en el mundo, prácticamente todos los empleados saben cómo utilizar esta herramienta con la solvencia suficiente como para que la comunicación por esta vía sea eficaz. Así, además, no son necesarias otras herramientas de comunicación más complejas.

Comunicación interna: WhatsApp y los usos que puedes darle para automatizarla

Los casos de uso de WhatsApp para automatizar la comunicación interna de las empresas son muchos. Concretamente, esta herramienta sirve:

  • Para dar apoyo a las nuevas incorporaciones: contar con un bot de WhatsApp para apoyar a los nuevos empleados de las empresas puede ayudarlos a solucionar sus dudas más frecuentes de forma sencilla y lo más importante, inmediata, a través de un mensaje de texto. El bot de Gus.chat puede dar apoyo, por ejemplo, sobre la documentación que deben aportar al departamento de Recursos Humanos, sobre los valores de la empresa, sobre las herramientas digitales que debe manejar… liberando de esta faena a los demás empleados. En este sentido, la combinación de WhatsApp con los bots conversacionales favorece la transformación digital de las empresas.
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  • Para notificar novedades, logros y notificaciones a los empleados: el envío de newsletter, recordatorios o novedades se hace, normalmente, a través de e-mail. Sin embargo, esto ralentiza el proceso y presenta una tasa de apertura baja. Pero con WhatsApp las aperturas no solo son mayores, sino que también se ofrece la oportunidad a los empleados de interactuar con la empresa. Esto fortalece el compromiso empleado-organización, agiliza el proceso comunicativo y refuerza la cultura empresarial.
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  • Para mejorar la promoción de talleres y formaciones: como hemos comentado, las notificaciones a través de correo electrónico tardan en abrirse, y en ocasiones directamente no se abren. Por lo tanto, los empleados pueden perder interesantes oportunidades para inscribirse en talleres, cursos y otras formaciones interesantes. Con WhatsApp, estas notificaciones se abren en prácticamente el 100 % de los casos y de forma casi inmediata.
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Otros de sus usos son:

  • Para mejorar la estructura y el ambiente laboral: el feedback de los empleados sirve a las empresas para detectar puntos de mejora en cuanto a la organización del trabajo, el ambiente, la normativa… Por lo tanto, es esencial que las organizaciones trabajen en conseguir feedback de sus empleados a través de WhatsApp, que lo clasifiquen y lo estudien.
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  • Para agilizar la participación en la toma de decisiones: los chats de WhatsApp permiten discutir sobre asuntos de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por lo tanto, los empleados pueden participar aunque trabajen en puntos distintos o no puedan acudir a las reuniones. Esto es especialmente relevante en el caso de que se deban tomar decisiones urgentes. Por otra parte, los empleados también pueden comunicarse en los chats individuales y colaborar para resolver acciones rápidas. Todo ello sin tener que mandar mensajes por e-mail, esperar las contestaciones y tener que clasificarlas todas una por una.

Comunicación interna efectiva por WhatsApp: buenas prácticas

Mensajería interna empresas

Conviene aclarar a las empresas que una provechosa comunicación interna con WhatsApp es ventajosa solo si las mismas establecen un protocolo de comunicación alineado a su cultura.
La digitalización de procesos internos es una creciente tendencia en los negocios, es un camino nuevo. Debido a esto, a menudo se incorporan las nuevas soluciones sin contemplar las normas de interacción en los canales de comunicación interna.

Plataformas comunicación interna: En WhatsApp como en la oficina

Esto puede generar disconformidades en el personal debido a la falta de definición de límites. Imagínate terminar el turno laboral, llegar a casa para disfrutar de tu serie favorita y te llega un mensaje de tus superiores.
En el mensaje, el encargado te pide que ingreses a la plataforma “solo para hacer unos pequeños ajustes administrativos” a las 9 pm…
El trabajo híbrido no significa que el tiempo invertido en la resolución de problemas o el intercambio de ideas no valga. Hoy en día, el tiempo vale mucho.
Por otro lado, mirando la situación desde un punto bueno, aunque en la cultura de tu empresa reine el respeto y el desarrollo, es posible estructurar la mensajería interna en empresas con WhatsApp para seguir avanzando.

Nueva llamada a la acción

Equipo GUS

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